Odwlekasz moment rozpoczęcia pracy w nieskończoność? Przytłacza Ciebie ilość zadań, które musisz zrobić? Nie skończysz projektu, dopóki nie będzie idealny i przez to tracisz czas? Jeśli chociaż na jedno z tych pytań odpowiedziałeś/-aś tak, rozwiązaniem Twojego problemu może być metoda timeboxing wykorzystywana m.in. przez Elona Muska i Billa Gatesa.
Timeboxing – na czym polega?
Ta metoda polega na ustalaniu kolejności zadań, nad którymi zamierzasz pracować i czasu, który planujesz poświęcić na każde z nich. Decydujesz też, kiedy dokładnie zaczynasz i kończysz dane zadanie.
Co ciekawe, badanie przeprowadzone w 2018 r. przez Marca Zao-Sandersa, eksperta w dziedzinie produktywności i prezesa Filtered.com pokazało, że timeboxing jest najbardziej efektywną metodą zarządzania czasu. Zespół Sandersa przeszukał wiele internetowych artykułów na temat produktywności w celu znalezienia 100 najczęściej wymienianych sposobów na zwiększenie efektywności. Potem stworzył ranking najbardziej skutecznych metod od 1 do 100, kierując się 2 kryteriami: użyteczności i łatwości wprowadzenia w życie.
Wracając do tego, jak działa timeboxing, gdy już wyznaczysz kolejność i czas zadań, zapisujesz poszczególne bloki w swoim kalendarzu. Nie ma z góry ustalonej długości trwania jednego przedziału czasowego, ale najlepiej, jakby trwał od 25 min do 1 godziny. Jeśli wykonanie danego zadania będzie wymagało więcej czasu, możesz śmiało przeznaczyć na nie pare bloków.
Zawsze trzymaj się planu. Jak zaczniesz pracę i nabierzesz rozpędu, być może nie będziesz mieć ochoty na przerwę czy przerzucenie się na robienie czegoś innego. Niestety, przedłużanie pracy nad zadaniem niezgodnie z Twoim harmonogramem sprawi, że będziesz musiał/-a od nowa planować resztę dnia. To z kolei zajmuje dodatkowy czas. Poza tym, po jednym odstępstwie może być trudno dalej motywować się do pracy w wyznaczonych przez siebie wcześniej godzinach.
Timeboxing – jakie daje korzyści?
Ten sposób zarządzania czasem przynosi następujące rezultaty:
Łatwiej Ci się zmusić do pracy, kiedy Ci się nie chce
Dzięki timeboxingowi, ze względu na to, że ustaliłeś/-aś godzinę, kiedy masz zacząć coś robić, unikasz ciągłego odkładania na później. Poza tym, dzięki temu, że zaplanowałeś/-aś sobie wcześniej, jak długo będziesz pracować nad danym zadaniem, nie myślisz o nim jako o czymś, co zajmie wieki. Jak wiesz, ile dokładnie czasu masz na coś poświęcić, łatwiej Ci się do tego zabrać.
Przeczytaj również: Czym jest grupa docelowa i jak ją określić?
Oszczędzasz czas
Kiedy trzymasz się sztywno Twojego harmonogramu, nie skupiasz się na zbędnych szczegółach i dopieszczaniu swojej pracy do granic możliwości. Nie robisz w 8 godzin czegoś, co można zrobić w 3 i zyskujesz czas na inne zadania lub odpoczynek. A co, jak nie zdążysz czegoś zrobić na wtedy, kiedy jest to potrzebne? Możesz po prostu popracować nad tym następnego dnia.
Łatwiej Ci się skupić
Sztywno wytyczone godziny pracy nad zadaniem ułatwiają nie tylko zmotywowanie się do pracy i nietracenie czasu na drobiazgi. Timeboxing umożliwia też maksymalne skupienie się na tym, co robisz w danej chwili – masz jasno wytyczone zadanie na następne 30 min czy godzinę i jesteś świadomy/-a, że jak będziesz sprawdzać w tym czasie maila lub przeglądać Facebooka, to ten czas nieubłaganie się skurczy.
Timeboxing – podsumowanie
Według Harvard Business Review, jeśli mielibyśmy wybrać jedną najważniejszą umiejętność, która przydałaby się osobie funkcjonującej na współczesnym rynku pracy, to prawdopodobnie byłby nią timeboxing. Ta metoda daje szereg korzyści: pomaga poradzić sobie z prokrastynacją (nałogowym odkładaniem na później), perfekcjonizmem i pozwala na maksymalne skupienie uwagi. Timeboxing to niezwykle użyteczny sposób organizacji czasu, genialny w swej prostocie i który łatwo wprowadzić w życie.
Autor tekstu: Alicja Lange