Czy 24 godziny w dobie to zdecydowanie za mało, by sprostać wszystkim zadaniom na Twojej liście? Istnieją jednak ludzie, którzy osiągają sukces pomimo tego ograniczenia! Jak się uwolnić od stresu i pośpiechu? Jak zarządzać swoim czasem? Dowiedz się już dziś, która metoda jest skuteczna i nie pozwól, by kolejny dzień przeciekł Ci przez palce!
Świat metod zarządzania czasem
Optymalne zarządzanie czasem to coś więcej niż tylko moda. Przy obecnym tempie życia i nacisku kładzionym na produktywność, stało się ono koniecznością. Istnieje więc szereg popularnych metod pomagających sprostać temu wyzwaniu. Przykładem jest Pomodoro, które zaleca wykonywanie zadania przez 25 minut, a następne 5 przewiduje na odpoczynek.
Niewiele metod oferuje jednak planowanie w szerszym kontekście. Do tego potrzebne jest narzędzie, które nie tylko pomoże zorganizować czas pracy, ale także pozwoli właściwie dobrać i ocenić zadania. Idealnie byłoby, gdyby taki system pozwalał również na ciągłe ulepszanie i stał się kołem zamachowym samorozwoju. I właśnie tu do akcji wchodzi ALPEN.
Czym jest metoda ALPEN?
Słowo ALPEN powstało z pierwszych liter nazw każdego z przewidzianych w tej metodzie kroków. Określenia, które za chwilę poznasz, pochodzą z języka niemieckiego. Pomimo tego, że ALPEN można stosować zarówno do zarządzania czasem przy planowaniu celów długo-, jak i krótkoterminowych, warto opanować jego zasady na przykładzie pojedynczego dnia. A więc, długopis w dłoń!
Czas, start!
Aufgaben to pierwszy krok w dobrym zarządzaniu czasem. Polega on na spisaniu wszystkich zadań do wykonania. Już na tym etapie dokonuje się istotna zmiana. Znika bowiem spora część stresu! Zauważ, że lista zadań spisanych na kartce jest znacznie mniej przytłaczająca niż mętlik zobowiązań w głowie. Dobrze jest wynotować wszystkie plany, które powinny być zrealizowane jeszcze dziś. Nie zapominaj o zalegających sprawach z dnia poprzedniego! Gotowe?
Oszacowanie długości czasu
Länge schätzen to następny etap w metodzie ALPEN. Jego istotą jest oszacowanie czasu potrzebnego na realizację każdego z założeń. Ważne jest, by mieć praktyczne podejście! Przypisz zadaniom czas, który im rzeczywiście zazwyczaj poświęcasz. Staraj się działać w zgodzie ze swoimi możliwościami. Na koniec zsumuj przypisane wartości z całego dnia.
Przeczytaj również: Mobile copywriting, czyli jak pisać na smartfony i tablety?
Klucz do dobrego zarządzania czasem
Pufferzeiten einplanen poleca uwzględnić przerwy i czas na nieprzewidziane zdarzenia. Stosując zasadę 60/40, podziel godziny w ciągu swojego dnia. 60% będzie przeznaczone na wykonanie Twojej listy zadań, a 40% pozostaje na odpoczynek, nieplanowane sprawy i nagłe zwroty akcji. W tym właśnie etapie tkwi klucz do skuteczności metody. Zamiast ustawiać program na styk (jak to często bywa…), tworzysz wykonalny plan działania.
Podejmij decyzję!
Entscheidungen treffen wymaga uporządkowania zadań wedle ich ważności. Wykonaj triage na swoim dniu! Możesz wspomóc się metodami organizacji priorytetów, jak np. Kwadrat Eisenhowera. Szereguje on zadania od ważnych i pilnych po nieważne i niepilne. Inny sposób pochodzi od Toma Bilyeu’a. W nim topowe działania to takie, których wykonanie ułatwi i usprawni realizację wszystkich innych planów.
(Samo)kontrola
Nachkontrolle to drugi sekret mocy metody ALPEN. Twoim zadaniem będzie teraz ocena zakończonego dnia i stopnia realizacji planów. Na co było za mało czasu? Co pozostało do wykonania i trzeba przełożyć na jutro? Co okazało się ważniejsze, niż się pierwotnie wydawało? Wykorzystując taki feedback od samego siebie, możesz bezproblemowo ulepszyć listę na dzień następny. I to wszystko!
Dlaczego zarządzanie czasem metodą ALPEN jest aż tak skuteczne?
Wyjątkową zaletą metody ALPEN jest możliwość zarządzania czasem w dowolnie wybranym jego odcinku. Możesz planować w perspektywie dnia, tygodnia, miesiąca lub nawet roku… A to przyda Ci się zarówno w życiu prywatnym, jak i w usprawnianiu pracy! Ponadto, z łatwością połączysz ją z innymi metodami, by jeszcze bardziej poprawić efektywność. To już znacznie więcej niż organizacja dnia. Z ALPEN tworzysz system zarządzania nie tylko czasem, ale także – samym sobą.
Autor tekstu: Ewa Szymańska-Pawłowska