Bardzo dobrym rozwiązaniem na zdobycie trochę czasu dla siebie czy swoich bliskich może okazać się lista to-do. Nie jednak taka związana tylko z obowiązkami w pracy czy większymi obowiązkami w domu. Skuteczność rozpisania zadań tkwi w szczegółach, a więc w każdej rzeczy, którą mamy do zrobienia i która zabiera nam czas.
Od czego jednak zacząć?
Spisz listę to-do i pogrupuj ją
Zadania w pracy to jedno. Obowiązki domowe, czyli zakupy, pranie, sprzątanie, gotowanie, to drugie. Natomiast są jeszcze takie elementy jak nauka na egzamin, pisanie pracy, odsłuchanie kursu, nauka języka, czas z dzieckiem, przyjaciółmi, czytanie książki, mycie auta. Spróbuj spisać wszystkie zadania, jakie przychodzą Tobie do głowy. Odczekaj jeden dzień i wróć do listy to-do następnego dnia. Dodaj to, co przyjdzie Ci do głowy. Podziel potem je na kategorie: dom, praca, auto, szkoła, odpoczynek, przyjaciele, rodzina. Do każdej kategorii dopasuj każde zadanie.
Znajdź miejsce, w którym będziesz umieszczać swoją listę to-do
Mogą to być formy papierowe, np. notes, wtedy użyj różnych kolorów pisaków, tak aby każda kategoria miała swój kolor. Możesz też skorzystać z elektronicznego kalendarza lub programów do planowania listy zadań. Tam będziesz mógł przypisać odpowiedni kolor. Dodatkowo zadania priorytetowe możesz oznaczyć jakimś znakiem. To ma być miejsce wygodne dla Ciebie i takie, do którego będziesz zaglądać chętnie. Jednocześnie będzie wygodne i nie będzie zaburzać działań w całym dniu.
Przeczytaj również: Sztuka samodoskonalenia: Jak rozpocząć proces rozwoju osobistego
Ustaw terminy, czas i powtarzalność
Określ terminy wykonania każdego zdania. W przypadku powtarzalnych elementów ustaw sobie konkretne godziny, np. medytacja godzina 21:00. Jeżeli na Twojej liście zadań są takie, które zajmują więcej czasu i energii, przeplataj je odpoczynkiem, jedzeniem czy lekkimi rzeczami do zrobienia. Zbyt mocne tempo może powodować zniechęcenie czy obciążenie. Co najgorsze, zaczniesz przerzucać zadania z listy to-do na kolejny dzień.
Dziel zadania na małe kawałki lub na różne osoby
Każde duże zadanie podziel na drobniejsze części, określając ostateczny termin wykonania. Pozwoli to na dodanie w ciągu dnia większej ilości drobniejszych spraw. Co w rezultacie może spowodować efektywniejsze wykonanie listy to-do. Samo zadanie może też być przyjemniejsze, gdy podzieli się je na mniejsze kawałki. Sprawdź również, czy możesz podzielić daną sprawę na kilka osób. Odciążasz się ze swoich zadań i pozwalasz na uatrakcyjnienie rezultatów. Co dwie głowy, to nie jedna.
Sprawy niezaplanowane i zjadacze czasu
W swoim wybranym miejscu do planowania ustal czas na tzw. sprawy niespodziewane. Jeżeli się nie pojawią, możesz sobie wpisać alternatywnie, co w tym miejscu zrobisz. Jednak, gdy nagle wyskoczą, będziesz spokojny, bo nie zaburzy to Twojej całej listy zadań. Warto dopisać wszystkie zjadacze czasu, np. scrollowanie portalu społecznościowego. Czas przeznaczony na te elementy pozwala podczas wykonywania danego zadania wyciszyć telefon i skupić się właśnie na nim. Może też się okazać, że zmniejszysz ilość czasu, który ucieka przez palce, nie wiedząc z jakiego powodu.
Sprawdzaj wieczorem lub rano swoją listę to-do
Warto wybrać jedną porę w ciągu dnia, w której będziesz sprawdzać, co udało się zrobić, a czego nie. Możesz też przyjrzeć się powodom braku wykonania danego zadania. Poszukać rozwiązania, żeby sytuacja nie powtórzyła się, lub zredukować obecną listę zadań. Natomiast za zadania wykonane możesz się pochwalić lub nagrodzić. Takie docenianie może spowodować jeszcze większą motywację. Z czasem może okazać się też, że masz bardzo dużo czasu tylko dla siebie.
Raz w miesiącu przeanalizują poziom wykonania zadań
Codzienne sprawdzanie swojej listy to-do pozwoli na bieżąco poprawiać, to co udało się zrealizować i to co jest do zmiany. Jednomiesięczna ocena sytuacji pozwoli przyjrzeć się wszystkim przeszkodom pojawiającym się i powtarzającym się przez cały okres. Mogą pojawić się powtarzające sytuacje, które na co dzień nie są zauważalne. Cała analiza pozwala też sprawdzić czy czasem nie bierzesz na siebie zbyt wiele. Co pozwoli rozszerzyć grono osób wspierających lub zaczniesz delegować zadania.
Autor tekstu: Sandra Januszkiewicz