Czy kiedykolwiek dopadło cię uczucie niemocy na widok przepełnionej skrzynki po powrocie z urlopu? Zarządzanie pocztą mailową może być dla niektórych osób poważnym wyzwaniem. Na szczęście z pomocą przychodzą nam eksperci proponując metodę inbox zero – radykalny sposób na uporządkowanie naszej internetowej poczty.
Co kryje się pod nazwą inbox zero i jak ją zastosować w praktyce?
Inbox zero jest systemem zarządzania skrzynką mailową stworzonym przez Merlina Manna, by pomóc pracownikom porządkować ją w ramach codziennej rutyny. Założeniem tej metody jest utrzymanie zawartości poczty na minimalnym poziomie, tak aby znajdowały się tam tylko najbardziej aktualne maile. Aby ją zastosować warto metodycznie zastosować się do poniższych punktów:
1. Uporządkuj skrzynkę
Najczęstszym błędem jest to, że zostawiamy wszystkie maile w skrzynce odbiorczej. Uporządkuj swoje stare maile, tak aby każdy z nich znalazł się we właściwym miejscu. W tym celu:
- Zacznij od zaznaczenia wiadomości nieważnych jako spamu;
- Przenieś przeczytanie maile, na które nie musisz odpowiadać do archiwum;
- Odpowiedz od razu na maile, na które jesteś w stanie odpowiedzieć maksymalnie w ciągu 3 minut;
- Pozostaw w skrzynce tylko maile, na które potrzebujesz więcej czasu, możesz ustawić dla nich przypomnienie;
- Posortuj maile według kategorii. W Gmailu na przykład masz do tego pomocne; kolorowe etykiety. Oznacz różne kategorie różnymi kolorami.
Rada: przeprowadź radykalne porządki. Jeśli w twojej skrzynce znajduje się masa „niezaopiekowanych” maili, może zająć to trochę czasu. Potraktuj to jako dłuższy projekt, ale zaufaj, że efekt będzie tego warty.
Przeczytaj również: Meta description i meta title – poradnik nie tylko dla biegaczy
2. Zacznij używać skrzynki we właściwy sposób
Jeśli uwolniłeś się już od chaosu w swojej skrzynce, to czas zacząć używać jej zgodnie z przeznaczeniem, a mianowicie jako skrzynki odbiorczej. To nie jest miejsce na przechowywanie maili, a jedynie na ich odbieranie.
Zaznaczy w ustawieniach, by maile z różnych źródeł trafiały pod różne kategorie lub też, jeśli nie są zbyt ważne, bezpośrednio do folderu spam lub do folderu nieprzeczytane (np. pożyteczne newslettery, którym chętnie przyjrzymy się później).
Rada: spraw, aby porządkowanie na bieżąco, stało się twoją rutyną. Raz na tydzień lub miesiąc przeprowadzaj przegląd swojej skrzynki i eliminuj niepotrzebne maile.
3. Pozbądź się niechcianych subskrypcji
„Odkliknij” te subskrypcje, które nie są związane z twoją pracą i mogą potencjalnie odciągnąć twoją uwagę od spraw zawodowych. Zanim zapiszesz się do nowego newslettera, przemyśl, czy skrzynka firmowa to odpowiedni jego adresat. Możesz przekierować je na inną skrzynkę lub też bezpośrednio do odpowiedniego folderu.
Co zrobić dodatkowo, by metoda inbox zero okazała się jeszcze bardziej skuteczna?
Aby metoda inbox zero okazała się skuteczna na dłuższą metę warto zastosować się jeszcze do dwóch rad:
Nie mieszaj w swojej skrzynce życia prywatnego z zawodowym
Oddzielna skrzynka na maile w pracy to absolutna konieczność. Wszystkie prywatne wiadomości powinny trafiać do skrzynki prywatnej. Dotyczy to przede wszystkim powiadomień z mediów społecznościowych. Dalszym krokiem w kierunku separacji twojego zawodowego i prywatnego konta jest usunięcie z telefonu powiadomień ze skrzynki firmowej i odwrotnie: wylogowanie się ze skrzynki prywatnej na firmowym komputerze.
Uwolnij się od kompulsywnego sprawdzania poczty
Pozbądź się wewnętrznego imperatywu ciągłego sprawdzania twojej skrzynki pocztowej. Zgodnie z maksymą D. Eisenhowera: „To, co ważne, jest rzadko pilne, a to, co pilne, jest rzadko ważne”. Rzeczy istotne nie mogą być załatwiane w pośpiechu. Aby odpisać na ważnego maila, potrzeba więcej czasu, nie sprawdzaj więc gorączkowo maila kilkanaście razy dziennie, by zawsze być na bieżąco.
Autor tekstu: Magdalena Wiśniewska